Addetto alla Reception con AI rivolto a categorie protette

Figura professionale in uscita:

Addetto/a alla reception

L’intervento formativo mira a fornire agli utenti le competenze necessarie per formare un professionista dell’accoglienza capace di coniugare le doti relazionali (Soft Skills) con le più moderne tecnologie digitali. Oltre alla gestione del front-office e della contabilità base, sa utilizzare l’Intelligenza Artificiale per ottimizzare la comunicazione, organizzare il lavoro e gestire i flussi documentali in modo smart.

Articolazione del progetto

Modulo 1: DIRITTI E DOVERI DEI LAVORATORI IN SOMMINISTRAZIONE

Diritti e doveri dei lavoratori in somministrazione

Modulo 2: SALUTE E SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO D.LGS 81/2008

• Concetti di rischio,
• Concetto di danno,
• Concetto di prevenzione,
• Concetto di protezione,
• Organizzazione della prevenzione aziendale,
• Diritti e doveri e sanzioni per i vari soggetti aziendali,
• Organi di vigilanza,
• Controllo e assistenza.

Modulo 3: CUSTOMER EXPERIENCE & COMUNICAZIONE EFFICACE

• Il Front Office nell’Era Digitale: Professionalità, immagine aziendale e il concetto di “Persona come Brand”,
  • lo Smile Factor e la gestione del primo contatto.
• Comunicazione Efficace e Ascolto Attivo: Tecniche per identificare le esigenze del cliente,
  • superare le barriere comunicative,
  • linguaggio del corpo e Business Etiquette.
• Gestione Multicanale: Accoglienza telefonica professionale, gestione di chat aziendali (WhatsApp Business) e interazione diretta,
• Problem Solving & Gestione dei Conflitti: Come gestire clienti difficili o situazioni di stress,
  • tecniche di de-escalation e negoziazione,
• Role-play su scenari reali (prenotazioni complesse, lamentele, gestione contemporanea di più canali),
• Time Management: Gestire e organizzare con equilibrio le attività,
  • Come organizzare il proprio lavoro,
  • Strumenti e metodi per aumentare i livelli di performance,
  • Uso dell’agenda per organizzare le attività produttive,
  • Esercitazioni pratiche: Organizzazione della giornata tipo – simulazione e giochi di ruolo,
• Gestione delle email: Le e-mail come strumento di comunicazione,
  • La corrispondenza elettronica: analogie e differenze formali e strutturali con quella tradizionale,
  • Come scrivere una e-mail corretta dal punto di vista formale,
  • Come scrivere una e-mail efficace,
  • Esercitazioni pratiche. La posta in arrivo,
  • Gli strumenti,
  • Redigere un messaggio di posta elettronica,
  • Allegare files,
  • La priorità,
  • Spedire un messaggio,
  • Leggere un messaggio,
  • Gestire gli allegati,
  • La stampa dei messaggi,
  • Rispondere o inoltrare i messaggi,
  • Modificare le impostazioni per l’invio,
  • Creare nuove cartelle, Ordinare e archiviare i messaggi.

Modulo 4: AI & DIGITAL PRODUCTIVITY: L’UFFICIO INTELLIGENTE

• Intelligenza Artificiale per la Reception: Uso di ChatGPT/Claude per la stesura rapida di email, traduzioni istantanee e risposte a FAQ,
• Strumenti di AI per la trascrizione di riunioni e la sintesi di documenti lunghi,
• Smart Time Management: organizzazione della giornata tipo tramite calendari condivisi (Google/Outlook),
  • tecniche di produttività (Pomodoro, Matrice di Eisenhower),
• Strumenti di Collaborazione Cloud: Gestione di file e cartelle su Drive/OneDrive,
  • scrittura collaborativa e archiviazione digitale intelligente,
• Digital Branding Base: Uso di strumenti grafici rapidi (Canva) per avvisi, cartellonistica interna e comunicazioni digitali accattivanti.

Modulo 5: AMMINISTRAZIONE, CONTABILITÀ E PRIVACY

• Documentazione Amministrativa: Gestione di documenti di trasporto (DDT), fatture elettroniche, note di variazione; anagrafiche clienti e fornitori,
• Contabilità Base e Prima Nota: Logiche della partita doppia; gestione della cassa e dei pagamenti; rapporti con le banche,
• Excel per la Segreteria: Creazione di fogli di calcolo per il monitoraggio di appuntamenti, scadenze e piccoli budget d’ufficio; formule base e formattazione condizionale,
• Privacy & GDPR: Il trattamento dei dati personali alla reception; gestione dei registri visitatori e privacy policy; cybersecurity base (riconoscere tentativi di phishing),
• Procedure d’Ufficio: Organizzazione dell’archivio (fisico e digitale); gestione dei corrieri e della corrispondenza in entrata/uscita.

Modulo 6: INSERIMENTO LAVORATIVO

• Ottimizzazione del CV e del profilo LinkedIn,
• Simulazione di Colloquio: Come valorizzare le nuove competenze digitali e l’uso dell’AI durante la selezione,
• Contrattualistica: Analisi dei nuovi modelli contrattuali nel settore servizi.